Francis Dion sur le processus logiciel

Pourquoi automatiser vos processus d'affaires?

Un environnement économique difficile amène un lot de défis à relever mais n’est pas sans présenter certaines opportunités. Que le ralentissement vous offre le loisir de travailler SUR l’entreprise ou que les rationalisations et réorganisations soient à l’ordre du jour, il est peut-être plus pertinent que jamais de lancer un projet d’automatisation des processus d’affaires. Voici 5 motivations qui peuvent vous guider dans la conduite d’une telle initiative

1. Faire autant avec moins de ressources
Maintenire les niveaux de production tout en réduisant les coûts
   - Réduction des coûts opérationnels
   - Rationalisation

2. Faire plus avec autant de ressources
Augmenter les niveaux de production sans augmenter les coûts
   - Réduction des coûts d’opportunité (une ressource stratégique peut être dégagée pour une utilisation plus rentable)
   - Augmentation de la capacité

3. Faire plus avec plus de ressources
Supporter la croissance
   - Répliquer la performance des meilleurs praticiens en capturant et systématisant leur expertise de manière à permettre à des ressources moins expérimentées d’atteindre des niveaux de performances plus ou moins équivalents

4. Faire plus vite avec autant de ressources
Réduire les délais
   - Réduire le temps écoulé entre le moment où une tâche est à accomplir et celui où elle est terminée.

5. Faire moins d'erreurs avec autant de ressources
Améliorer la qualité
   - Réduire les erreurs coûteuses et/ou embarrassantes
   - Standardiser les prestations
   - Faciliter la validation/vérification

L’automatisation n’est pas la seule ni toujours la meilleure façon d’améliorer un processus. Elle permet cependant des gains qualitatifs et quantitatifs appréciables :

   - Élimination de tâches répétitives, ce qui peut améliorer la motivation et assurer la rétention du personnel
   - Réduction des coûts et délais de formation

La production des offres de services aux clients est un bon exemple de processus d'affaires dont l'automatisation peut être avantageuse dans un contexte de ralentissement :
   - Réduction de l'effort requis pour produire une offre
   - Possibilité de produire et donc soumettre davantage d'offres
   - Permettre à plusieurs ressources de produire des offres de grande qualité
   - Réduire les délais entre la discussion avec un client et la soumission de l'offre
   - Éviter de laisser le nom du client précédent et de faire des erreurs de calcul
   - Mettre en place un système "libre service" permettant au client d'obtenir sa soumission sur le champ

Françis Dion

Reporting 2.0

“Reporting 2.0” applique le concept général du « Web 2.0 » – où les contenus sont produits par les usagers eux-mêmes – au domaine des générateurs de rapports. Il s’agit d’un changement fondamental dans la dynamique établie entre le département TI d’une organisation et les usagers des lignes d’affaires pour la création et l’adaptation des rapports.

Dans le paradigme « Reporting 1.0 », un usager exprime des besoins qu’un analyste ou un programmeur tentera de traduire ou de réinterpréter dans le mode d’opération d’un générateur de rapport traditionnel. Ce processus est souvent compliqué par le clivage qui existe entre la façon dont les usagers conçoivent leurs besoins et les contraintes imposées par l’outil. Il faut aussi considérer les délais importants causés par les nombreux essais-erreurs et les allé-retours requis pour chaque changement, particulièrement lorsqu’ils touchent à l’organisation et à la présentation du rapport.

Le « Reporting 2.0 » transforme cette dynamique en permettant une meilleure séparation des responsabilités entre les professionnels de la technologie – principalement préoccupés par les méthodes d’accès sécurisés aux données, par l’application rigoureuse des règles d’affaires et par la définition des algorithmes – et celles des usagers qui sont les mieux à même d’appréhender, de mettre en évidence et d’exprimer le contenu informationnel sous jacent aux données brutes.

Xpertdoc Studio est un outil de type “Reporting 2.0” parce qu’il supporte optimalement cette nouvelle dynamique.

Informatique utilisateur

Dans les organisations d’une certaine envergure une tension se développe souvent entre le département des TI et certains usagers « technophiles » désirant développer eux-mêmes leurs propres solution sur mesure, généralement basées sur des langages de scripts et/ou une suite de productivité telle que Microsoft Office.

Devant cette situation, le département des TI doit choisir entre trois options distinctes :

• Ignorer le problème et courir le risque d’éventuellement devoir supporter une solution développée hors de son contrôle, plus souvent qu’autrement sans aucune considération pour les bonnes pratiques de développement.
• Prohiber strictement ce type d’activité, empêchant du même coup la réalisation d’initiatives valables et nécessaires pour les lignes d’affaires.
• Accepter que ces activités répondent à un besoin légitime pour lequel un développement d’application traditionnel n’est pas économiquement justifiable.

Dans cette troisième option, le rôle des TI est d’accompagner ces usagers en leur offrant le support et les outils leur permettant d’atteindre leurs buts sans pour autant contrevenir aux normes de gouvernances et aux règles d’affaires de l’entreprise.

xpertdoc est idéalement positionné pour supporter la réalisation de cette vision en intégrant :

• La versatilité d’un outil de mise en page (Microsoft Word)  connu et maîtrisé par la vaste majorité des usagers, et
• La puissance et la robustesse des langages de programmation modernes et des systèmes d’entreprise existants.

Avec ces caractéristiques, xpertdoc permet d’établir la balance exacte – et unique! – qui conviendra idéalement à chaque organisation.

Vous avez des expériences à partager sur ce sujet? Des bons coups dont vous êtes fiers? Des erreurs à ne pas faire… ou répéter !? Cliquez sur le lien suivant et xprimez-vous!

http://francisdion.blogs.com/processus_logiciel/2006/12/informatique_ut.html#post

Amélioration des processus : Job#1 des responsables TI

Selon une enquête de  CIO Insight, l'amélioration des processus d'affaires est en passe de devenir la priorité numéro un des décideurs en technologie de l'information, plusieurs d'entre eux considérant maintenant qu'il s'agit de leur principale responsabilité.

J'ai toujours cru que notre industrie devait focaliser moins sur la technologie en tant que tel et davantage sur l'application de la technologie à la création de valeur pour les organisations, sur la manière de les supporter et de les rendre meilleures et plus efficaces.

Des concepts comme le SOA, le Web 2.0 et le End User Computing ne sont pas seulement des "buzzwords" à la mode. Ils représentent une vision de la Technologie au service des organisations "apprenantes" et de leurs "knowledge workers". Cette vision est l'inspiration derrière la prochaine génération d'outils sur lesquels nous travaillons présentement à l' Académie des processus.

Gemba Kaizen

J’ai terminé la lecture de « Gemba Kaizen, l’art de manager avec bon sens » par Masaaki IMAI.

En Japonais, Gemba signifie « lieu du travail » et Kaizen signifie « amélioration continue ». Le livre décrit comment une culture d’amélioration continue du lieu de travail (principalement mais pas uniquement des manufactures) est au cœur du Miracle Japonais depuis les années ’70.

Pendant que je lisais ce livre, je ne pouvais m’empêcher de penser à cette scène du film « Le dernier Samouraï » où Tom Cruise, un occidental fait prisonnier par une communauté de guerriers Japonais, s’émerveille de voir comment tous les habitants, des enfants jusqu’aux vieillards, s’appliquent constamment à atteindre la perfection dans tous les aspects de leur vie.

Voici certains des concepts clés de ce livre :

• L’amélioration de la qualité et la réduction des coûts sont compatibles et devraient, en fait, aller de pair.
• Là où il n'existe pas de standard, il ne peut y avoir d'amélioration
• Les 5S (équivalents Français des termes Japonais : trier, ranger, nettoyer, systématiser et standardiser) sont les règles d’une discipline exigeant que tout ce qui n’est pas utiles soit éliminé.
• Le Muda est tout ce qui est un déchet et/ou qui n’ajoute pas de valeur.
• Établir des standards, appliquer les 5S et éliminer le Muda sont les trois piliers de Gemba Kaizen.
• Le temps Takt est le temps maximum alloué pour produire un produit de façon à satisfaire la demande.
• Le temps de cycle est le temps réel requis pour produire un produit. Dans une organisation fonctionnelle, il est toujours inférieur ou égal au temps Takt.
• Pour qu’un processus soit optimale, chaque sous processus doit être ralenti jusqu’à correspondre le plus possible au temps de Takt.
• Il ne doit jamais y avoir un jour sans amélioration.
• La continuité est l'une des clés du succès à long terme.

Ceci n’est qu’un aperçu des concepts puissants (et parfois dérangeants) offerts par l’auteur. J’ai l’intention d’en explorer quelques uns plus en détails dans les prochaines semaines.

En conclusion, la matière est un peu aride mais j’ai néanmoins vraiment apprécié cette lecture, en bonne partie à cause du lien que je vois entre ces idées et certains des concepts sur lesquels s’appuient les méthodologies Agiles de développement de logiciel. Je le recommande fortement à quiconque s’intéresse à la qualité, à la productivité et à l’amélioration des processus.